Xero mit Raysly verbinden

Verbinden Sie Ihre Xero-Organisation mit Raysly und buchen Sie Rechnung und Zahlung einer Bestellung direkt in Xero. Xero bleibt Ihr Buchhaltungssystem: Raysly legt dort Kunden, Rechnungen und Zahlungen an.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen ein Raysly-Konto. Falls Sie noch keines haben, erstellen Sie zuerst ein Raysly-Konto.
• Melden Sie sich bei Raysly als Kontoinhaber oder Admin an. Nur Inhaber und Admins können eine Integration verbinden oder trennen.
• Sie benötigen einen Xero-Zugang, mit dem Sie eine App für Ihre Organisation autorisieren dürfen.
• Klären Sie vorab, in welche Xero-Organisation Raysly buchen soll. Raysly verwendet die erste Organisation, die Xero zurückgibt – autorisieren Sie daher nur diese.

Verbinden

1. Kachel Xero öffnen. Öffnen Sie in Raysly Settings → Integrations. Suchen Sie die Kachel Xero über das Suchfeld oder den Filter Accounting und klicken Sie auf der Kachel auf Connect. Ein Detailbereich öffnet sich. Klicken Sie dort auf Connect, um zu Xero zu wechseln.
2. Raysly in Xero freigeben. Melden Sie sich bei Xero an, wählen Sie Ihre Organisation und geben Sie frei. Raysly bittet Xero um die Erlaubnis, Rechnungen zu erstellen, Kundenkontakte zu lesen und zu schreiben sowie Ihre Konten und Steuersätze zu lesen. Außerdem bittet Raysly darum, verbunden zu bleiben, damit es weiter buchen kann, ohne jedes Mal nachzufragen.
3. Verbindung prüfen. Raysly bringt Sie zurück zu Integrations und zeigt ein grünes Bestätigungsbanner an. Die Kachel zeigt nun Connected, und der Detailbereich zeigt, mit welchem Konto die Verbindung besteht. Die Karte zeigt den Namen Ihrer Xero-Organisation. Raysly versucht außerdem, Ihren Kontenplan und Ihre Steuersätze zu lesen, und legt Standardzuordnungen für Konten fest; schlägt dieser Schritt fehl, funktioniert die Verbindung trotzdem.
4. Anzahlung bei einer Bestellung erfassen. Öffnen Sie unter Orders eine Bestellung. Wenn Sie auf Mark deposit received (cash) oder Mark bank transfer received klicken, versucht Raysly sofort, die Anzahlungsrechnung und die zugehörige Zahlung in Xero zu buchen.
5. Ergebnis prüfen. Die Bestellung zeigt Synced to Xero mit dem Datum. Wurde der erste Versuch nicht abgeschlossen, zeigt die Bestellung Sync to accounting; klicken Sie darauf, um erneut zu buchen. Bei einem Fehler lautet die Schaltfläche Retry accounting sync.

Was Raysly liest und schreibt

• Liest: den Namen Ihrer Organisation, Ihren Kontenplan und Ihre Steuersätze.
• Schreibt: Kunden (Kontakte), Verkaufsrechnungen und Zahlungen für die Anzahlungen, die Sie erfassen.
• Raysly ändert weder Ihren Kontenplan noch Ihre Xero-Einstellungen.

Bestellungen, die Raysly nicht bucht

Eine Bestellung, die einen Verkauf in einem mit Raysly verbundenen Shop abbildet, wird von diesem Shop gebucht. Raysly bucht sie daher nicht in Xero.

Wenn Sie Bestellungen von Schweizer Kunden erhalten, zeigt die Xero-Karte in Settings → Integrations einen Hinweis zur Übermittlung ihrer Daten ins Ausland. Diese Bestellungen warten, bis ein Inhaber oder Admin den Hinweis bestätigt. Vorher wird nichts gesendet.

Trennen

Öffnen Sie in Settings → Integrations die Kachel Xero, klicken Sie auf Disconnect und bestätigen Sie. Raysly markiert die Verbindung als widerrufen und verwendet sie nicht mehr. Raysly bucht dann nicht mehr in Xero. Rechnungen und Zahlungen, die schon in Xero sind, bleiben dort; Raysly löscht sie nicht.

Die Autorisierung von Raysly kann nach dem Trennen bei Xero weiterhin aufgeführt sein. Um sie auch dort zu entfernen, entfernen Sie die Raysly-App aus den verbundenen Apps Ihrer Xero-Organisation.